文字列と数値は、なんとなく認識して知っていると思います。
例を交えて説明すると、セルの中で扱いが文字列だと、「0004」と入力すれば 「0004」と表示されます。セルの書式設定が標準（数値）だと、「0004」と入力しても「４」としか表示されません。ゼロが頭につくとわかりやすいのですが、これが「1004」だとどうでしょうか？セルの書式設定が、文字列でも数値でも、同じ「1004」となり見分けはつきません。これで嵌まるることがよく有ります。
カテゴリー: エクセル
ピボットテーブルは使わない
エクセルのピボットテーブルは、集計には良いツールの様に思えますが、私は殆どつかいません。理由は、元データが変わるたびに作り直すのが面倒なのと、その都度指定し固定値がリアルタイムに反映できない事が大きな理由です。エクセルの関数で自分のイメージを実現したほうがやりやすいからです。ピボットを覚えるよりも、関数を覚えたほうが圧倒的に汎用性的に使えますので、関数を使うことにチャレンジしてみませんか？
エクセルで出来ること 知っておきたい【相対参照・絶対参照】
参照には絶対参照と相対参照、複合参照（行を絶対参照・列を相対参照 又は 行を相対参照・列を絶対参照）があります。デフォルトは相対参照です。最初の頃は、関数を使えるようになって、式を作って動いたら便利〜、感動〜なのですが、慣れてきて大量に規則的に処理をする(扱うデータが多く式を、列方向や行方向にコピーする)ようになると、知っていて活用すると、すごく便利になるものです。しかし、初心者の頃もこれに気をつけておかないと、嵌る事があります。エラーを返してくれたらまだ気がつくのですが、エラーが返ってこない場合がかなりやばいです。
という事で、これも話すよりも、実物を見ていただいた方が早いかもしれないです。
サンプルはこちら セルの参照
ちなみに、ハマりやすいのは列方向にコピーする時です。A列に社員コードがあって、B列に所属、C列に名前を持ってくるとして、行方向（つまり下方向に）コピーする場合は良いのですが、その式を列方向（つまり横方向に展開）する場合にハマることが多いと思います。
行番号、列番号を固定させるには、セル番地の行番号、列番号の前に「$」（ドル記号）を付けます。「$」は、手入力することも出来ますが、「F4」キーを押すことでも出来ますので、通常こちらのほうが便利です。ちなみに「F4」キーを押すごとに、A1セルであれば、$A$1（絶対参照） → A$1（複合参照で行を絶対参照列を相対） → $A1（複合参照で行を相対列を絶対） → A1（相対参照）の順となります。
ちなみにMACでは コマンド＋Tです。（自宅ではMACしか使いませんが、MACでエクセルはとても使いづらいのであまい使いません…）
EXCELLを使用した人事担当者向けデータ操作その２ ＜VLOOKUP関数＞
人事担当であれば、社員の年齢データ、住所データ、基本給データ、家族構成、勤続年数データなどを、所属毎にまとめることは、経営者そうから求められるのではないのでしょうか。また、有休の残日数、残業の推移など勤怠データも要求される場面はよくあると思います。攻める人事なら、自分から有休消化率を計算したり、配置転換の候補者データを滞留年数や家族構成、人事考課などからリストアップし提案するような場面もあると思います。システムからもちろん設定すれば出てきますが、その設定作成も時間がかかりますし、頻度が多くないデータを作成する場合は、データを加工する場面は多いかとおもいます。その際に、圧倒的に力を発揮してくれるのが、VLOOKUP関数です。 続きを読む EXCELLを使用した人事担当者向けデータ操作その２ ＜VLOOKUP関数＞
EXCELLで出来ること
ある程度の企業なら、人事給与システムを使用していると思います。そして人事給与システムは、間違いなくCSVやXLSの取り込みに対応しています。
私は、以下の何種類かの人事給与システムに携わりました。
・ワークスアプリケーション COMPANY
・大塚商会 Smile
・カシオヒューマンシステム ADPS
・三菱総研DCS PROSERVE
これらのすべては、CSV取り込みに対応していました。
でも、システムに疎い人事給与担当は、なぜか、画面入力をしています。取り込みにしませんか？ と聞くと、「入力画面経由なら、郵便番号を入れるだけで住所がでるから便利」であるとか、「銀行も検索できて便利」などと言う意見を言われたりします。<例：銀行コード検索>でも…。エクセルでもこの機能は簡単に実装出来ます。CSV取り込みが画面入力と比べ圧倒的に優れているのは、スピードです。例えば、10名程度の入社した社員のデータを作るには、基本データ画面、住所データ画面、家族構成画面、給与基本情報画面、社会保険入力画面（健保・厚年・労働保険の３画面）、住民税画面、基本給や家族手当等の画面、振込口座画面など、いちいち画面を遷移して入力していく必要がありますが、エクセルで作成すれば２〜３シートもあれば十分実装出来ます。この遷移に要する時間は本当に無駄な時間です。 続きを読む EXCELLで出来ること
EXCELLを使用した人事担当者向けデータ操作 その１＜IF構文＞
【対象：エクセル初心者】
エクセルが出来る方は、なんだレベルが低いとお思いかと思いますので読み飛ばしてください。
エクセルの関数でSUMやAVERAGEくらいしか使わず、そのデータを元に、棒グラフや円グラフを書いて満足しているようであれば、まず、IF構文をマスターしてください。これが大きなステップになるかと思います。私は必要に駆られ独学でエクセルをマスターしてきましたが、やはり、IF と 次回紹介するVLOOKUP は非常によく使います。
ただ、IFはそれ単体で有効というより他の関数との組み合わせで非常に有用になります。これは、関数を使うようになれば理解していただけると思います。