人事担当であれば、社員の年齢データ、住所データ、基本給データ、家族構成、勤続年数データなどを、所属毎にまとめることは、経営者そうから求められるのではないのでしょうか。また、有休の残日数、残業の推移など勤怠データも要求される場面はよくあると思います。攻める人事なら、自分から有休消化率を計算したり、配置転換の候補者データを滞留年数や家族構成、人事考課などからリストアップし提案するような場面もあると思います。システムからもちろん設定すれば出てきますが、その設定作成も時間がかかりますし、頻度が多くないデータを作成する場合は、データを加工する場面は多いかとおもいます。その際に、圧倒的に力を発揮してくれるのが、VLOOKUP関数です。
【VLOOKUP】関数
=VLOOKUP(検索値,検索対象範囲,位置※検索値を発見した場所から右のセルへ何セル移動するか,判定※TRUE＝近似値 FALSE＝完全一致を検索)
ちなみにマイクロソフトの解説では
表や範囲から行ごとに数値や文字列などを検索するには、検索/行列関数の 1 つ、VLOOKUP を使用します。たとえば、部品番号によって自動車部品の価格を検索できます。その最も簡単な形式で、VLOOKUP 関数は次のようになります。
= VLOOKUP (検索する値, 値を検索する範囲, 戻り値を含む範囲の列の番号, 完全一致か近似一致か – 0/FALSE か 1/TRUE で指定)とあります。
社員コードをあるセルに入力したら、その人の名前、性別、年齢が出てくるというのは、人事システムの画面でも当たり前のことです。【一番重要なことは】社員コードをキーにして、いろいろなデータ（自分がほしいデータ）を、まとめて一覧の票を創ることができることです。システムが吐き出すデータには、例えば直近の退職者情報は含まれていないことが多いとおもいます。人事データは給与と連動するので、月単位で発令処理を行い管理をするためです。たとえば、幹部に、賞与対象者データを出せと言われ、既存社員だけ抽出したとしても、退職予定が入ってしまうの避けたいでしょうし、少なくとも人事では、退職予定と把握してマークしたデータを提出したほうが、印象がいいはずです。（笑）。そうすると、先行してエクセルで退職予定者データなどを作っておいて、そこを検索すれば、システムのデータをうまく活用できるとおもいませんか？ 話が回りくどいので、サンプルのエクセルをご覧ください。 VLOOKUP関数